Cynorthwyydd Gweinyddol

Cynorthwyydd Gweinyddol
Application Deadline: 10 May 2024

Department: Swyddfa'r Campws

Employment Type: Parhaol - Llawn Amser

Location: Campws Aberteifi

Reporting To: Rheolwr Campws

Compensation: £23,151 / blwyddyn

DescriptionMae rôl y Cynorthwyydd Gweinyddol yn un amrywiol a phrysur, ac mae'n chwarae rhan bwysig yng ngweithrediad Swyddfa Gampws effeithlon. Bydd angen i'r ymgeisydd llwyddiannus ddangos ymrwymiad, cywirdeb, effeithlonrwydd a hyblygrwydd wrth gyflawni'r rôl a sicrhau bod gwasanaethau o'r safonau uchaf posibl yn cael eu darparu ar gampysau. Mae'n hanfodol bod Swyddfeydd Campws yn cynnig gwasanaeth gwybodus i'r holl ddysgwyr, staff ac ymwelwyr mewn amgylchedd croesawgar, dwyieithog, effeithiol a bywiog. Yn y cyd-destun hwn, ni ddylid tanbrisio'r gwerth a roddir ar ofal a chymorth rhagorol i gwsmeriaid.

Mae deilydd y swydd yn cyflawni rôl hanfodol o ran rhediad didrafferth y campysau a bydd ganddo/ganddi berthynas waith agos gyda staff eraill y coleg. Bydd y Cynorthwyydd Gweinyddol yn ymgymryd ag ystod eang o ddyletswyddau gan gynnwys gweithgareddau gweinyddu cyffredinol, derbynfa a gwaith ffôn, gweithgareddau'r gofrestrfa, ystadau a chyllid. Bydd angen lefel uchel o broffesiynoldeb, diplomyddiaeth a chydweithrediad ar gyfer y swydd hon. Dylai'r ymgeisydd llwyddiannus fod â chymwysterau addas a bod â phrofiad swyddfa perthnasol.

Cyfrifoldebau Allweddol

• Ddarparu cymorth gweinyddol cyffredinol a phrosesu geiriau yn ôl cyfarwyddyd Rheolwr y Campws;
• Darparu cymorth i Reolwyr Cyfadran a staff eraill y Coleg fel y cytunir gyda Rheolwr y Campws;
• Hyrwyddo a chyflwyno safonau ardderchog o wasanaeth gofal cwsmer;
• Gweithio'n agos gyda staff cynnal eraill o fewn swyddfa'r campws, gan gynnwys gofalwyr;
• Cyflawni swyddogaethau ariannol yn ymwneud â chasglu amrywiol incwm y Campws, rhoi arian mân, bancio a chwblhau dogfennaeth briodol;
• Cyflawni swyddogaethau Cofrestrfa/Derbyn gan gynnwys rhoi cyngor ac arweiniad i ddarpar fyfyrwyr a myfyrwyr presennol, cofrestriadau ar-lein gan gynnwys cymryd ffotograffau adnabod (ID);
• Ymgymryd â dyletswyddau gweinyddol ar gyfer amserlennu electronig;
• Cynorthwyo gyda chydymffurfio â gweithdrefnau arholiadau gan gynnwys arholiadau ar-lein;
• Coladu a phrosesu'r holl ddogfennaeth Lwfans Cynhaliaeth Addysg a gweithredu taliadau'n wythnosol ar y wefan;
• Cynorthwyo gyda chyrsiau adennill costau, os oes angen;
• Mewnbynnu data ar amrywiol systemau cofnodi cyfrifiadurol;
• Bod yn bwynt cyswllt ar gyfer staff a myfyrwyr er mwyn iddynt adrodd am absenoldebau ac adrodd wrth Gyfadrannau a Chyfarwyddiaethau perthnasol;
• Prosesu bwciadau cerbydau'r coleg;
• Prosesu bwciadau ystafelloedd mewnol;
• Darparu cymorth, pan fo'n ymarferol, i system weinyddol cludiant myfyrwyr;
• Darparu gwasanaeth derbynfa dwyieithog i ymwelwyr, myfyrwyr a staff gan gynnwys derbyn a dosbarthu parseli;
• Didoli a dosbarthu post y campws

Sgiliau Gwybodaeth ac ArbenigeddHanfodol:

• Microsoft Office Prosesu Geiriau Lefel 2
• Cymwysterau TG Priodol
• TGAU Saesneg ac Mathemateg - o leiaf Gradd C neu Lefel O cyfwerth
• O leiaf tair blynedd o brofiad perthnasol
• Sgiliau dadansoddi da
• Lefel uchel o hunangymhelliant
• Diplomyddiaeth a thact
• Gallu cynhyrchu gwaith o ansawdd uchel
• Gallu gweithio dan bwysau
• Gallu cynnal cyfrinachedd llym
• Sgiliau rhyngbersonol a chyfathrebu da
• Gallu i arddangos hyder a sefydlu perthnasoedd cadarnhaol
• Gallu cynllunio, cydlynu, gweithredu a monitro ansawdd ac effeithiolrwydd systemau a gweithdrefnau

Dymunol:

• Dealltwriaeth dda o faterion perthnasol mewn Addysg Bellach ac Addysg Uwch

Yr Iaith Gymraeg:

• Llefaredd Cymraeg (Gwrando/Siarad) - Lefel 3
• Llythrennedd Cymraeg (Ysgrifennu/Darllen) - Lefel 2

Gweler disgrifiadau iaith manwl ynghlwm.

Mae croeso i bobl wneud cais am swyddi yn Gymraeg, ac ni fydd ceisiadau a wneir yn Gymraeg yn cael eu trin yn llai ffafriol na chais a wneir yn Saesneg.

Am ddisgrifiad swydd llawn, cliciwch ynghlwm.

Buddion

• Byddwch yn cael 28 diwrnod o wyliau, ynghyd â gwyliau banc a phum diwrnod cau sef cyfanswm o 41 diwrnod o wyliau y flwyddyn. Hefyd byddwch yn cael 4 diwrnod ychwanegol ar ôl 5 mlynedd o wasanaeth.
• Cynllun pensiwn hynod o hael gyda 20% o gyfraniadau cyflogwr.
• Rhaglen dysgu a datblygu proffesiynol wobrwyedig.
• Cynllun seiclo i'r gwaith
• Maes parcio ceir am ddim ar y safle
• Disgowntiau mewn siopau adwerthu ac ar-lein